của Melissa Viera
Ngày 1 tháng 8 năm 2017
Viết hướng dẫn hoạt động hoặc hướng dẫn sử dụng quy trình vận hành tiêu chuẩn có vẻ như là một nhiệm vụ áp đảo, nhưng rõ ràng việc xác định quá trình của mọi thứ diễn ra trong công ty của bạn là điều cần thiết cho cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ và thậm chí cả solopreneur.
Một hướng dẫn hoạt động phục vụ như một hướng dẫn và bao gồm mọi chi tiết về những gì diễn ra bên trong doanh nghiệp. Từ việc thực hiện từng công việc, đến cách đối phó với các tình huống có thể phát sinh, hướng dẫn hoạt động sẽ bao gồm nó.
Bạn có thể nghĩ rằng bạn không cần hướng dẫn hoạt động nếu công ty của bạn nhỏ hoặc ngay cả khi công việc của bạn một mình, nhưng nếu bạn có kế hoạch phát triển, hướng dẫn hoạt động là điều bắt buộc. Ngay cả khi bạn không có một nhóm lớn, viết một hướng dẫn hoạt động buộc bạn phải suy nghĩ về mọi chi tiết liên quan đến công ty của bạn và các cách khác nhau để đối phó với các tình huống có thể chưa xuất hiện.
Cho dù bạn chọn thuê bên ngoài trợ giúp để hỗ trợ viết và chỉnh sửa hướng dẫn của bạn hay tự làm, có một điều cần thiết để thành công và đó là tưởng tượng rằng bạn đang thảo luận với ai đó không có kinh nghiệm làm thế nào để thực hiện công việc Trách nhiệm và đối phó với mọi tình huống theo cách bạn sẽ làm. Nếu bạn rời khỏi công ty của bạn và bạn đã có người khác đối phó với nó, làm thế nào bạn sẽ nói cho họ biết phải làm gì nếu giao tiếp duy nhất của bạn là hướng dẫn hoạt động? Sử dụng các thuật ngữ rõ ràng và dễ dàng và không để lại bất cứ điều gì.
Quảng cáo
Bắt đầu viết hướng dẫn của bạn bằng cách phác thảo mọi thứ thường diễn ra trong một ngày bình thường. Điều này liên quan đến những thứ như phác thảo quá trình tiếp nhận của bạn, mỗi bước tham gia vào quá trình chải chuốt, cho dù bạn bắt đầu với công việc trước, đặt thú cưng vào khu vực giữ hoặc đặt chúng tốt nhất vào bồn tắm. Cùng với quy trình chải chuốt, phác thảo cách bạn đối phó với các cuộc gọi điện thoại, đi bộ, email và mọi thứ khác diễn ra mỗi ngày.
Mọi quy trình phải được chia thành các bước từ chải chuốt đến làm sạch, và dịch vụ bán hàng và khách hàng. Ngoài ra, một quy trình nên được mô tả cho những thứ như đặt hàng và duy trì hồ sơ. Có thể có những điều xảy ra theo thời gian mà bạn không nghĩ đến một cách thường xuyên. Ví dụ, làm thế nào bạn muốn nhân viên của bạn đối phó với nó nếu ai đó yêu cầu công ty tham gia vào một sự kiện gây quỹ cộng đồng bằng cách làm một giỏ cho một cuộc đấu giá? Bạn có thể có một mẫu yêu cầu quyên góp đã có trong hồ sơ mà nhân viên có thể trao cho người đó để điền vào để xem xét của bạn. Có một quy trình cho mọi thứ sẽ duy trì sự chuyên nghiệp của bạn và đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết phải làm gì trong mọi tình huống để họ không được đặt tại chỗ hoặc cảm thấy không thoải mái.
Một phần rất cần thiết của hướng dẫn là các quy định an toàn của bạn. Phác thảo những gì cần làm trong trường hợp khẩn cấp và làm thế nào để đối phó với các tình huống tinh tế là phải. Viết ra điều này sẽ giúp bạn cải thiện quy trình của mình và suy nghĩ về các lĩnh vực khác nhau mà bạn có thể không nghĩ đến trên cơ sở ngày từ ngày.
Nếu bạn chưa có hướng dẫn hoạt động, bây giờ là lúc để bắt đầu viết một. Nó không phải là một nhiệm vụ áp đảo, mặc dù không thể phủ nhận rằng nó sẽ là rất nhiều công việc. Có một hướng dẫn sẽ giữ cho bạn một bước trước và cung cấp cho bạn một hướng dẫn để tham khảo. Nó không phải là một kế hoạch của công ty, nhưng nó là một hướng dẫn toàn diện hơn nhiều mà bạn sẽ sử dụng và sửa đổi khi công ty của bạn phát triển.
Mỗi chú rể đều có quy trình riêng và một phần lớn làm cho công ty của bạn trở nên đặc biệt là quá trình bạn đã tạo ra và hoàn thiện. Bằng cách viết ra các bước toàn diện, bạn có thể đảm bảo nhân viên của mình ở cùng một trang và công ty sẽ đúng với nguồn gốc của mình ngay cả khi phát triển. Lấy mọi ý tưởng bạn có và mọi thứ làm cho công ty của bạn trở nên đặc biệt bởi vì đó là một phần của con người bạn, và biến nó thành một hướng dẫn thực sự có thể được chia sẻ giữa nhóm của bạn. ✂
Tổng cộng
18
Cổ phiếu
17
0
1
0
0
Quảng cáo